W jaki sposób należy prowadzić ewidencję wyrobów gazowych?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1b ustawy o podatku akcyzowym, wyroby gazowe, są to wyroby energetyczne o kodach CN 2705 00 00, 2711 11 00, 2711 21 00, 2711 29 00 i pozostałe paliwa opałowe, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 15 lit. b) ustawy, z wyłączeniem wyrobów energetycznych o kodzie CN 2901 10 00.

Jak stanowi art. 138j ust. 1 ustawy, ewidencję wyrobów gazowych prowadzą:

1) pośredniczący podmiot gazowy dokonujący sprzedaży wyrobów gazowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu;

2) pośredniczący podmiot gazowy używający wyrobów gazowych.

Jak wynika z treści art. 138j ust. 1 ustawy do prowadzenia ewidencji wyrobów gazowych zobowiązany jest pośredniczący podmiot gazowy.

Pośredniczący podmiot gazowy w świetle art. 2 ust. 1 pkt 23d ustawy, to podmiot mający siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium kraju lub posiadający koncesję na obrót gazem ziemnym na terytorium kraju:

a) dokonujący sprzedaży, dostawy wewnątrzwspólnotowej, nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu lub eksportu wyrobów gazowych, lub

b) używający wyrobów gazowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów nieobjętych zwolnieniem od akcyzy, lub

c) używający wyrobów gazowych do celów objętych zwolnieniem od akcyzy i do celów objętych zerową stawką akcyzy, lub

d) będący spółką prowadzącą giełdę towarową w rozumieniu ustawy z dnia 26 października 2000 r. o giełdach towarowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1119), nabywającą wyroby gazowe z tytułu pełnienia funkcji opisanej w art. 5 ust. 3a ustawy o giełdach towarowych lub

e) będący towarowym domem maklerskim lub domem maklerskim w rozumieniu ustawy o giełdach towarowych, nabywającym wyroby gazowe z tytułu pełnienia funkcji opisanej w art. 9 ust. 2 ww. ustawy lub nabywającym wyroby gazowe na rachunek dającego zlecenie na rynku regulowanym w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 722 ze zm.), lub

f) będący giełdową izbą rozrachunkową, Krajowym Depozytem Papierów Wartościowych S.A. lub spółką, której Krajowy Depozyt przekazał wykonywanie czynności z zakresu zadań, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, nabywającymi wyroby gazowe z tytułu pełnienia funkcji opisanej w art. 9 ust. 2 ustawy o giełdach towarowych, lub

g) będący spółką prowadzącą jednocześnie izbę rozliczeniową i izbę rozrachunkową w rozumieniu ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, nabywającą wyroby gazowe z tytułu pełnienia funkcji, o której mowa w art. 68a ust. 14 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi, lub w celu rozliczenia i rozrachunku transakcji zawieranych na rynku regulowanym

- który dokonał zgłoszenia rejestracyjnego zgodnie z art. 16 ustawy.

Uwaga

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy, zgłoszenia rejestracyjnego jest obowiązany dokonać podmiot, który zamierza prowadzić działalność gospodarczą jako pośredniczący podmiot gazowy - przed dniem rozpoczęcia tej działalności.

Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy dokonujący sprzedaży wyrobów gazowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu wyrobów gazowych, odpowiednio w kilogramach albo metrach sześciennych, według nazwy oraz kodów CN, oraz ich wartość opałową;

2) datę sprzedaży wyrobów gazowych;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy gazowego;

4) datę wystawienia i numer faktury lub innego dokumentu, z których wynika zapłata należności za sprzedane przez podatnika wyroby gazowe, na podstawie których wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu.

Jeżeli sprzedaż wyrobów gazowych jest udokumentowana tylko paragonem fiskalnym, ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy dokonującym sprzedaży wyrobów gazowych, nie musi zawierać danych identyfikujących kupującego, takich jak imię i nazwisko lub nazwa oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy gazowego.

Natomiast ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy, używający wyrobów gazowych, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość wyrobów gazowych, odpowiednio do dokonanych czynności:

a) użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31b ust. 1, 2 lub 3 ustawy, lub

b) użytych do celów nieobjętych zwolnieniem, lub

c) wyprodukowanych, lub

d) nabytych wewnątrzwspólnotowo, lub

e) dostarczonych wewnątrzwspólnotowo, lub

f) importowanych, lub

g) eksportowanych, lub

h) nabytych na terytorium kraju, lub

i) sprzedanych na terytorium kraju

- w podziale na miesiące dokonania czynności, odpowiednio w kilogramach albo metrach sześciennych, według nazwy oraz kodów CN, oraz ich wartość opałową;

2) datę oraz adres miejsca dokonania czynności;

3) w przypadkach, o których mowa w pkt 1 lit. d-i) dane kontrahentów, z którymi dokonano tych czynności.

Pośredniczący podmiot gazowy powinien prowadzić ewidencje, na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych, a w przypadku braku tych urządzeń - na podstawie współczynnikowo określonego poziomu poboru wyrobów gazowych przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podatnika.

W świetle art. 138j ust. 4 ustawy ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy powinna zawierać m.in. takie dane, jak ilość wyrobów gazowych, odpowiednio do dokonanych czynności użytych w ramach zwolnień i nabytych na terytorium kraju, w podziale na miesiące dokonania czynności, odpowiednio w kilogramach albo metrach sześciennych, według nazwy oraz kodów CN, oraz ich wartość opałową. Ewidencja winna zawierać także datę oraz adres miejsca dokonania czynności, a w przypadkach nabycia lub dostawy wewnątrzwspólnotowej, importu lub eksportu, zakupu lub sprzedaży, dane kontrahentów, z którymi dokonano tych czynności.

Rolą ewidencji bez względu na to, jaki podmiot jest zobowiązany do jej prowadzenia, jest ujęcie wszelkich rzeczywistych zdarzeń związanych z czynnościami i zdarzeniami, dla których taki obowiązek ewidencyjny został przez ustawę ustanowiony.

Ewidencja, w szczególności ewidencja wyrobów gazowych objętych zwolnieniem od akcyzy, powinna odzwierciedlać faktyczne czynności, jakie miały miejsce w rzeczywistości gospodarczej, tak aby na jej podstawie, w dowolnym momencie można było ustalić m.in. ilość wyrobów gazowych, użytych w ramach zwolnień, przez podmiot pośredniczący w konkretnym miejscu prowadzenia działalności, której ta ewidencja dotyczy.

Stosownie do art. 138p ustawy, ewidencję wyrobów gazowych prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej. Ewidencja ta może być zastąpiona dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem, że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla tej ewidencji.

Jak stanowi art. 138q ust. 1 ustawy, ewidencja wyrobów gazowych, powinna być przechowywana do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została sporządzona.

Szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencjach, sposób ich prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2817).

Zgodnie z § 2 rozporządzenia, ewidencje winny być prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi. Ewidencje powinny umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy. Wpisów do ewidencji winno dokonywać się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego. W przypadku użycia wyrobów gazowych, wpisów do dokumentacji prowadzonej przez pośredniczący podmiot gazowy dokonuje się nie rzadziej niż raz w miesiącu.

W myśl § 6 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia dokumentacji w postaci papierowej przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji przeszywa się, a strony numeruje. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.

Wpisów do dokumentacji w postaci papierowej dokonuje się w sposób trwały i wyraźny. Zmian i poprawek dokonuje się w taki sposób, aby przekreślona pierwotna treść pozostała czytelna. Każdą zmianę lub poprawkę potwierdza się podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty jej dokonania oraz w razie potrzeby opisuje w rubryce "uwagi".

Zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia, podmiot prowadzący ewidencję, w postaci papierowej, dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

W przypadku zastąpienia ewidencji, prowadzonych w postaci papierowej, dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i podsumowania za każdy miesiąc w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

Stosownie do § 8 rozporządzenia, do prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Dokumentacja w postaci elektronicznej jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie zmian lub poprawek, identyfikację osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych oraz podsumowanie ilości wyrobów akcyzowych,

c) raportów, o których mowa w § 9 rozporządzenia;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej zgodnie z § 9 rozporządzenia, przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego lub naczelnika urzędu skarbowego raport z dokumentacji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.